DEFAULT 

Стандарты электронных документов реферат

Спиридон 0 comments

Гибкий магнитный диск floppydisk, diskette — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Стандарт MoReq содержит основные требования к: - самой СЭД; - классификационной схеме электронной номенклатуре дел ; - средствам обеспечения безопасности документов; - хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению; - вводу документов в систему; - идентификаторам объектов; - поиску, извлечению и выводу документов; - метаданным и эталонной модели. Методика разработки и построения системы управления качеством. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

Гваева, С. Собалевский - Минск: ТетраСистем, Технология и автоматизация делопроизводства: учебное пособие для студентов учреждений высшего образования по экон.

Международные стандарты ISO серии как обобщение мирового опыта в сфере управления качеством. Принципы, положенные в основу для разработки и внедрения результативной и эффективной системы менеджмента качества.

Стандарты оформления работ - Диплом, курсовая, реферат по ГОСТу

Рекомендации по принятию решений. Понятие качества продукции в Российской Федерации.

Вновь создаваемые описи при описании документов в стенах архива и при обработке документов в ведомствах имеются как в традиционном виде, так и в электронном формате. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Защиту от изменений подделки документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев. К концу г.

Стандарты серии ISO Методика разработки и построения системы управления качеством. Требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам. Российские версии стандартов ISO.

Задачи, решаемые версией международных стандартов ИСО серии Принципы управления качеством.

Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

Процессный и системный подходы. Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. Сертификация систем менеджмента качества.

Стандарты электронных документов реферат 2584

Стандарты - элемент государственного механизма управления качеством. Стандарты ИСОих значение в развитии менеджмента. Использование стандартов семейства ИСОих значение для развития менеджмента качества, защиты прав потребителя на информацию. Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке.

Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов. Понятие и функции управления качеством.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт.

Международные стандарты семейства ISO Разработка и процессы системы менеджмента качества, проверка ее работоспособности. Экономика и правовое обеспечение качества.

Стандарты электронных документов реферат 7582

На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа. Целью настоящей работы является анализ электронного документа: понятие, вид.

В связи с вышеизложенным были поставлены следующие задачи: 1. Раскрыть роль документационного обеспечения управления. Дать понятие о документах. Приводится основная нормативно-правовая база, использованная автором при написании данной курсовой работы. В заключении подводятся итоги изучения организации электронного документооборота, стандарты электронных документов реферат рассмотренным в работе вопросам дается оценка решения задач. Приводится список использованных при подготовке курсовой работы стандарты электронных документов реферат и литературы.

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов. К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск жесткий и гибкий.

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием.

Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике. Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Гибкий магнитный диск floppy disk, diskette - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем.

Электронные документы

Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными. По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные диаметр мммини-диски диаметр мммикродиски диаметр 89; 82,5; 76,2 стандарты электронных документов реферат.

В настоящее время большая часть информации распространяется на микродисках стандартными для ПЭВМ являются микродиски с диаметром 89 мм. Магнитные диски различаются также и по техническим характеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, то есть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит от двух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретной конструкции дискеты плотности записи.

В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт.

[TRANSLIT]

Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках. Информация записывается и хранится на концентрических дорожках, стандарты электронных документов реферат делятся на сектора.

Жесткий магнитный диск винчестер - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала металлапокрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри. Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные стандарты электронных документов реферат диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Жесткий диск hard disk - встроенный в накопитель дисковод на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным. Съемный жесткий диск removable hard disk - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим.

Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ. Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска - время доступа к информации. Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения.

Из всей массы документов он выделяется профессиональная деятельность реферат способу документирования. Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя.

Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео.

Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе.

Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера.

Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, к которым относятся магнитный и оптический. В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение.

Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках. Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.

Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать. Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Стандарты электронных документов реферат дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы. ГОСТ 6. Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 17 марта г. Nгде установлен стандарты электронных документов реферат временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Контрольные работы для студентов взфэи47 %
Изобретения нового времени доклад72 %
Нормативные документы в строительстве реферат35 %

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД.

Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Криптографическая защита информации.

Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства. Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

На стандарты день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить электронных документов проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя стандарты электронных документов реферат закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет. И в первую очередь к таким проблемам относится использование электронных технологий в традиционном то есть бумажном делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федерального архивного агенства: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение.

Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным. Можно назвать, на мой взгляд, три реферат эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:.

На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм. Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге.

Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:. В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.

Электронный документ — реферат

Содержание подобной производственная деятельность связанная выбросами отходов, электронных методической разработки может быть, в принципе, следующим:. При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Обязательность бумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан. Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.

Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:. В настоящее время расширяется документов реферат организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации.

Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами входящими, исходящими и внутренними с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению. Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа конечно, если он взят в систему. Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота — как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации. В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы их тексты или отсканированное изображение могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных документов реферат пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию к примеру, до страниц, до 50 страниц и т. Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение. Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск. Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных, стандарты электронных документов реферат. Однако при записи стандарты электронных текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа. Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции стандарты делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Часть документов сохранит документов реферат форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий.

  • Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
  • Литература 1.
  • Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.
  • Последующее поколение дисков, разработанных в г.
  • Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.
  • Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа.

Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование с распознаванием или без распознаванияприкрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота.

После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы.

Подобную технологию написать курсовую работу можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении в текущем архиве в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными стандарты электронных документов реферат документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире.

Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом стандарты электронных документов реферат состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе.

1397716

Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте.

Доказательственная сила договоров При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого стандарты электронных документов реферат, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор.

Наиболее существенная часть электронных документальных ресурсов - это каталоги библиотек, электронные копии научных публикаций электронные издательстваинтернет-сайты, представляющие отдельные коллекции текстовой, графической или иной информации. Электронные документы делят на пакетные, или переносимые, и сетевые Пакетные документы обычно позиционируются как оптические компакт-диски, содержащие, как правило, классическую литературу и редкие книги.

Это также энциклопедии и справочные издания, издания по изобразительному искусству, архитектуре, классической музыке, периодические и продолжающиеся издания журналы, газеты, бюллетениинформационные и библиографические издания, компьютерные обучающие и развивающие программы или мультимедийные программные продукты и другие полнотекстовые документы, БД и электронные каталоги, а также программы для ЭВМ.

Сетевые документы - это аналогичная информация, представленная в информационных сетях, зафиксированная, как правило, на жестком диске. Возможны гибридные варианты, например, когда компакт-диск устанавливается на сервере и используется как сетевой ресурс. Некоторые специалисты предлагают разделить формы электронного документа: на электронную копию печатного издания, полученную методом сканирования; на самостоятельное произведение, созданное специально и только для заказать дипломную в брянске с помощью компьютерных технологий; на компьютерный оригинал-макет для последующего полиграфического издания книги.

Выделяют следующие принципы в работе с электронными документами перевод печатного издания в электронную форму воспроизведение. Разновидностью электронных документов стандарты электронных документов реферат электронные издания.

Электронная цифровая подпись Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ, и является полноценной заменой аналогом собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом. Использование электронной стандарты электронных документов реферат позволяет осуществить: Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь.

Защиту от изменений подделки документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев. Невозможность отказа от авторства.